Instrukcja organizacji harcerskiej akcji letniej i zimowej

1. Postanowienia wstępne

1.1. Podstawę prawną wydania niniejszej instrukcji stanowi § 64 ust. 3 pkt 9 Statutu ZHP.
1.2. Harcerska Akcja Letnia zwana dalej HAL i Harcerska Akcja Zimowa zwana dalej HAZ stanowi integralną część działalności wszystkich jednostek organizacyjnych ZHP, hufców, chorągwi, GK ZHP. Częścią HAL i HAZ jest Nieobozowa Akcja Letnia (NAL) i Nieobozowa Akcja Zimowa (NAZ).
1.3. Instrukcja określa zadania harcerskich komend i procedury wewnątrzorganizacyjne związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem HAL i HAZ.
1.4. Organizatorzy działań w ramach HAL i HAZ zobowiązani są przestrzegać:
1) Statutu ZHP,
2) przepisów niniejszej instrukcji,
a także obowiązujących przepisów prawa, w tym:
3) Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz.U. z 1997 r. nr 12, poz. 67),
4) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 maja 1997 r. w sprawie określenia warunków bezpieczeństwa osób przebywających w górach, pływających, kąpiących się i uprawiających sporty wodne (Dz.U. z 1997 r. nr 57, poz. 358),
5) Instrukcji finansowej obozu (Uchwała Głównej Kwatery ZHP nr 58/2003 z dnia 24 kwietnia 2003 r.)
6) Instrukcji sanitarnej dotyczącej organizowania stacjonarnych obozów organizowanych pod namiotami, lokalizowanych poza wyznaczonymi na stałe miejscami obozowisk posiadających odpowiednią infrastrukturę
7) przepisów wewnętrznych wydanych przez władze ZHP.

2. Podstawowe formy HAL i HAZ

HAL i HAZ organizowane są w formie: obozów stałych i wędrownych, kolonii zuchowych, zimowisk, w kraju i za granicą, biwaków, stanic, pracy zastępów i gromad zuchowych w ramach NAL i NAZ oraz imprez zimowych i letnich w miejscu zamieszkania. Jeżeli w niniejszej instrukcji mówi się o placówkach HAL/HAZ, oznacza to równoważnie wymienione niżej formy tych akcji.

2.1. Kolonia zuchowa
Organizatorami kolonii mogą być:
– gromada zuchowa l
– szczep, związek drużyn, hufiec, chorągiew – w tym przypadku organizatorzy winni zadbać o udział całych gromad lub większych zespołów (szóstek) z jednej gromady zuchowej.

Kolonia zuchowa (6–26 dni) organizowana jest w obiektach stałych, spełniających wymogi określone przepisami i posiadających aktualną kartę kwalifikacyjną obiektu. W wyjątkowych przypadkach zezwala się na organizowanie kolonii pod namiotami z zastrzeżeniem, że organizator zapewni uczestnikom właściwe warunki bytowe, w tym:
– namioty ocieplane podpinką i z podłogami,
– odpowiedni sprzęt noclegowy, a w razie potrzeby dodatkowe koce dla uczestników,
– półki i wieszaki na rzeczy osobiste,
– odpowiednie zaplecze sanitarne, umożliwiające m.in. bezpieczne korzystanie z toalety nocą lub w razie niepogody.

2.2. Obóz stały
Organizatorami obozów stałych mogą być:
– drużyna, krąg lub inna jednostka działająca na zasadach drużyny lub kręgu (dla członków swojej jednostki)
– szczep, związek drużyn, hufiec
– chorągiew
– Główna Kwatera ZHP

Obozy stałe pod względem programowym mogą mieć charakter:
– kształceniowy (np. kursy instruktorskie, zastępowych, przybocznych)
– specjalnościowy (np. żeglarskie, łącznościowe, szybowcowe, przyrodnicze, etnograficzne, kursy językowe, na prawo jazdy),
– zdrowotny (dla dzieci chorych i niepełnosprawnych)
– rekreacyjno-wypoczynkowy.

Obóz stały (6–26 dni) organizowany jest pod namiotami lub w obiektach stałych, zlokalizowany:
– w stałej bazie obozowej (stanicy obozowej, ośrodku) posiadającej aktualną kartę kwalifikacyjną obiektu
– w miejscu przystosowanym do obozowania.

Organizatorzy obozów pod namiotami muszą zapewniać uczestnikom właściwe warunki bytowe, w tym:
– namioty sprawne technicznie
– odpowiedni sprzęt noclegowy, a w razie potrzeby dodatkowe koce dla uczestników,
– półki i wieszaki na rzeczy osobiste,
– odpowiednie zaplecze sanitarne, umożliwiające m.in. bezpieczne korzystanie z toalety nocą lub w razie niepogody

2.3. Obóz wędrowny

Obóz wędrowny (6–21 dni) organizowany dla harcerzy posiadających przygotowanie turystyczne i kondycyjne, a w przypadku obozów turystyki kwalifikowanej (np. żeglarskie, kajakowe, górskie) także z przygotowaniem kondycyjnym.
Wędrówka może odbywać się po trasach typowych, przygotowanych przez PTTK czy PTSM (znakowane szlaki turystyczne) lub po innych trasach zatwierdzonych przez właściwe podmioty, działające w zakresie turystyki kwalifikowanej, z noclegami pod namiotami, w bazach i schroniskach turystycznych lub innych przystosowanych do tego obiektach stałych.

Członkiem kadry obozów wędrownych turystyki kwalifikowanej (kajakowe, górskie itp.) musi być osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia specjalistyczne.
Wytyczne dla organizatorów obozów specjalistycznych (wędrownych, kajakowych, rowerowych itp.) zostaną opracowane w odrębnym dokumencie.

2.4. Zgrupowanie obozów

Organizatorami zgrupowań obozów mogą być:
– szczep, związek drużyn, hufiec
– chorągiew
– Główna Kwatera ZHP

Jest formą obozu stałego jak w pkt. 2.2. skupiającą:
– jednostki organizacyjne ZHP z jednego hufca, szczepu lub związku drużyn
– lub jednostki organizacyjne ZHP z różnych środowisk (drużyn, szczepów, hufców)
zwanych podobozami.

Podobozy działają według własnego programu, zatwierdzonego w planie pracy zgrupowania, a ich zajęcia oraz praca kadry podlegają kontroli ze strony komendanta zgrupowania jako kierownika placówki wypoczynku. Zgrupowanie przejmuje zadania organizacyjno-gospodarcze (np. transport, zaopatrzenie, żywienie, służba zdrowia, kąpielisko).
W ramach zgrupowania, w celu integracji środowisk, mogą być organizowane wspólne imprezy (igrzyska sportowe, festiwal kulturalny itp.).

Podobozy mogą mieć charakter samodzielnych obozów środowisk harcerskich prowadzących dokumentacje i rozliczenia finansowe zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji.

2.5. Zloty i akcje

Organizatorami zlotów i akcji mogą być:
– hufiec
– chorągiew
– Główna Kwatera ZHP
– ruch programowo-metodyczny

W celu przygotowania i przeprowadzenia zlotów i akcji organizatorzy powołują komendę lub sztab jako jednostkę nadrzędną dla środowisk (jednostek ZHP) biorących udział w akcji.

2.6. Obozy zagraniczne

Organizowane w ramach współpracy ZHP ze związkami skautowymi i organizacjami harcerskimi za granicą bądź jako wyjazdy krajoznawczo-turystyczne. Ogólne zasady organizowania obozów zagranicznych
i udziału w zlotach i obozach międzynarodowych określone zostały w Zasadach współpracy zagranicznej jednostek ZHP.

2.7. Stanica NAL

To rodzaj wieloturnusowej placówki (5–9 dni), zorganizowanej dla członków ZHP oraz dzieci nie należących do ZHP. Stanicę prowadzi pełnoletnia i doświadczona kadra instruktorska w oparciu o przyjęty plan pracy.

2.8. Biwak

Jest jedną z form działalności drużyny harcerskiej, starszoharcerskiej, wędrowniczej i wielopoziomowej
w zakresie krajoznawstwa i turystyki, organizowaną w czasie roku harcerskiego i jako forma NAL/NAZ w czasie akcji letniej i zimowej. Biwak może trwać do 5 dni (z przejazdami włącznie) i musi być zatwierdzony w macierzystym hufcu (Karta biwaku stanowi załącznik 1 do niniejszej instrukcji). Komenda Hufca jest zobowiązana zgłosić wykaz organizowanych biwaków, w ramach HAL/HAZ, do komendy chorągwi na 7 dni przed ich rozpoczęciem.
Biwaki nie podlegają zatwierdzaniu w kuratorium oświaty jak placówki wypoczynku.

2.9. Zimowisko

Organizatorami zimowisk mogą być:
– drużyna, krąg lub inna jednostka działająca na zasadach drużyny lub kręgu,
– szczep, związek drużyn, hufiec
– chorągiew
– Główna Kwatera ZHP

Zimowiska pod względem programowym mogą mieć charakter:
– kształceniowy (np. kursy instruktorskie, zastępowych, przybocznych)
– specjalnościowy (np. żeglarskie, łącznościowe, szybowcowe, przyrodnicze, etnograficzne, kursy językowe, na prawo jazdy),
– zdrowotny (dla dzieci chorych i niepełnosprawnych).

Zimowisko (6–14 dni) należy lokalizować w obiekcie stałym, posiadającym aktualną kartę kwalifikacyjną obiektu i zapewniającym warunki do realizacji programu, tereny sportowo-turystyczne, miejsce do zajęć kulturalnych.

2.10. Zimowisko/kolonia w miejscu zamieszkania

To placówka organizująca codzienne zajęcia bez noclegów, zlokalizowana w obiekcie stałym, umożliwiającym przygotowanie co najmniej jednego gorącego posiłku oraz prowadzenie zajęć świetlicowych i sportowych.

2.11. Zastęp NAL/NAZ, gromada NAL/NAZ

To grupa rówieśnicza, organizująca się na czas ferii lub wakacji w miejscu zamieszkania, kieruje nim drużynowy lub przygotowany zastępowy. Musi mieć pełnoletniego opiekuna. Członkami mogą być także dzieci i młodzież nie zrzeszona w ZHP

2.12. Imprezy NAL/NAZ

Pojedyncze imprezy sportowe, kulturalne, turystyczne, organizowane w miejscu zamieszkania przez hufiec, szczep, związek drużyn lub drużynę w czasie ferii zimowych i letnich dla zuchów, harcerzy i dzieci nie należących do ZHP. Uczestnicy imprez muszą mieć zapewniony nadzór pełnoletniego opiekuna.

2.13. Obozy i kolonie dla dzieci i młodzieży nie zrzeszonej w ZHP

Są to obozy i kolonie dla dzieci i młodzieży nie zrzeszonej w ZHP, organizowane przez harcerskie komendy w ramach działalności statutowej (zgodnie z § 5 ust. 16 Statutu ZHP), odpłatnie na zasadach non-profit (uczestnicy pokrywają wszystkie koszty związane bezpośrednio z realizacją zadania, bez zysku organizatora). Obozy te organizowane są zgodnie z obowiązującymi w ZHP przepisami.

Obozy te organizowane są na następujących warunkach:
1) Organizatorami mogą być harcerskie komendy, po wcześniejszym zaspokojeniu potrzeb kadrowych, bazowych i sprzętowych nadzorowanych jednostek organizacyjnych lub terytorialnych.
2) Komenda hufca przed podjęciem decyzji o organizacji obozu dla dzieci nie zrzeszonych w ZHP jest zobowiązana poinformować o tym zamiarze macierzystą komendę chorągwi.
3) Placówki muszą być organizowane jako odrębne obozy i kolonie
4) Organizatorzy są zobowiązani określić „Warunki uczestnictwa” (na piśmie) z przeznaczeniem dla uczestników obozu i ich rodziców.

Organizatorzy mogą korzystać z dorobku programowego i form pracy harcerskiej bez stosowania symboliki ZHP.

3. Zadania harcerskich komend w zakresie przygotowania i przebiegu HAL i HAZ

Harcerskie komendy winny dążyć do tego, by:
1) Organizatorem form letniego i zimowego wypoczynku były przede wszystkim drużyna, krąg, szczep, związek drużyn.
2) Obozy i kolonie były lokalizowane w pierwszej kolejności w bazach i ośrodkach ZHP na mocy zawieranych umów i porozumień.
3) Zapisy zawieranych umów i porozumień były realizowane rzetelnie i ze szczególną starannością.
Organizatorzy obozów i kolonii zobowiązani są określić „Warunki uczestnictwa” (na piśmie) z przeznaczeniem dla uczestników obozu/kolonii i ich rodziców.

3.1. Drużynowy, szczepowy, komendant związku drużyn opracowuje roczny plan zamierzeń z uwzględnieniem ferii zimowych i letnich.

W zależności od możliwości i warunków ustala czy:
1) będzie organizatorem samodzielnego obozu: stałego, wędrownego, zagranicznego
2) współpracując z innymi drużynami (szczepem), związkiem drużyn zorganizuje zgrupowanie,
3) planuje wzięcie udziału w zgrupowaniu organizowanym przez hufiec,
4) zorganizuje NAL/NAZ.

W przypadku organizacji obozu lub zgrupowania przez hufiec, drużyna powinna uczestniczyć w tworzeniu programu obozu, konserwacji i przygotowaniu sprzętu oraz w gromadzeniu środków finansowych.

3.2. Komendant i komenda hufca
Koordynują i kierują przygotowaniami podstawowych jednostek organizacyjnych hufca, wspierają gromady, drużyny, kręgi, szczepy i związki drużyn w organizowaniu nieobozowej i obozowej akcji letniej i zimowej przez:
1) zapewnianie warunków dla zorganizowania NAL/NAZ, obozu/kolonii – udziela pomocy w załatwianiu formalności związanych z lokalizacją placówki/ek, pozyskiwaniu środków finansowych i udostępnia ww. jednostkom w pierwszej kolejności majątek związku, będący w dyspozycji hufca,
2) przygotowanie kadry instruktorskiej do pełnienia funkcji oraz wypełniania obowiązków wynikających z zatrudnienia na placówce HAL/HAZ,
3) doradztwo programowe, organizacyjne i w zakresie spraw finansowo-kwatermistrzowskich,
4) przygotowanie zadań programowych w ramach NAL/NAZ dla zuchów, harcerek i harcerzy, pozostających w czasie ferii letnich i zimowych w miejscu zamieszkania oraz szkolenie organizatorów NAL,
5) wykorzystanie HAL i HAZ do organizacji kursów drużynowych,
6) stwarzanie właściwego klimatu społecznego w środowisku działania przez stałą współpracę z władzami oświatowymi, administracyjnymi, samorządowymi i środkami masowego przekazu.

Komendant hufca
nadzoruje przebieg HAL/NAL i HAZ/NAZ, w tym dokonuje bieżącej kontroli stanu przygotowań do NAL/NAZ i HAL/HAZ w nadzorowanych jednostkach, wizytuje jednostki w ramach nadzoru przebiegu akcji w hufcu, odpowiada za prawidłowe i terminowe rozliczenie akcji.
Komendant hufca może powołać pełnomocnika ds. HALiZ lub sztab NAL/NAZ i HAL/HAZ

W ramach uzyskanych od komendanta chorągwi pełnomocnictw:
1) wykonuje czynności związane z przygotowaniem i zatwierdzaniem placówek HAL/HAZ hufca,
2) przekazuje do macierzystej komendy chorągwi w ustalonych terminach:
a) dokumenty placówek HAL/HAZ (zgodnie z pkt. 4.4. niniejszej instrukcji),
b) meldunki, informacje, sprawozdania statystyczne i opisowe HAL/HAZ,
c) informacje o zmianach terminów lub odwołaniu placówek (na bieżąco),
d) meldunki o wypadkach i sytuacjach nadzwyczajnych,
3) wykonuje inne zadania nałożone przez właściwego komendanta chorągwi ZHP.

W celu prawidłowej realizacji powyższych zadań komendant hufca ZHP nie powinien jednocześnie pełnić funkcji komendanta lub kwatermistrza placówki czy komendanta lub kwatermistrza bazy HAL/HAZ. W sytuacjach nadzwyczajnych zgodę na zmianę powyższych zasad udziela komendant macierzystej chorągwi ZHP na pisemny wniosek komendanta hufca.

3.3. Komendant i komenda chorągwi
koordynują i kierują przygotowaniami oraz nadzoruje przebieg i podsumowanie NAL/NAZ, HAL i HAZ przez realizację następujących zadań:
1) opracowanie i upowszechnienie zadań programowo-organizacyjnych letniej i zimowej akcji obozowej i nieobozowej,
2) promowanie samodzielnych obozów drużyn, szczepów i związków drużyn, m.in. przez: opracowanie i upowszechnianie systemu udostępniania w pierwszej kolejności majątku tym obozom, kryteriów współzawodnictwa,
3) przygotowanie kadry dla potrzeb NAL/NAZ i HAL/HAZ,
4) wykorzystanie HAL i HAZ do kształcenia instruktorów,
5) stworzenie możliwości wszystkim organizatorom NAL/NAZ, HAL/HAZ zaopatrzenia się w niezbędne wydawnictwa, materiały repertuarowe i informacyjne,
6) pomoc w pozyskiwaniu środków rzeczowych i finansowych,
7) prowadzenie dyżurów w czasie trwania akcji zimowej i letniej w celu zapewnienia informacji oraz możliwości kontaktu rodzicom uczestników, komendantom obozów i kolonii w sytuacjach nadzwyczajnych,
8) organizowanie i przeprowadzanie wizytacji i kontroli
9) współdziałanie z instytucjami i organizacjami zajmującymi się wypoczynkiem dzieci i młodzieży na terenie swojego województwa,
10) stwarzanie właściwego klimatu społecznego w środowisku działania, współpraca z władzami oświatowymi, administracyjnymi, samorządowymi i środkami masowego przekazu,
11) spełnianie funkcji gospodarza terenu (wg pkt. 4.6. niniejszej instrukcji).

Komendant chorągwi
lub powołany i działający z jego upoważnienia pełnomocnik ds. HALiZ:
1) wykonuje czynności związane z przygotowaniem i zatwierdzaniem placówek HAL/HAZ chorągwi zgodnie z pkt. 4.1–4.3,
2) opracowuje i wydaje biuletyny i komunikaty NAL/NAZ, HAL/HAZ,
3) wydaje pełnomocnictwa komendantom hufców do zawierania umów i zezwoleń na prowadzenie placówek HAL/HAZ,
4) przekazuje do właściwych kuratoriów oświaty dokumenty placówek, z kierowanej przez siebie chorągwi, zlokalizowanych na terenie danych województw,
5) przekazuje do GK ZHP w ustalonym terminie:
a) meldunki, zbiorcze arkusze lokalizacyjne placówek NAL/NAZ, HAL/HAZ zorganizowanych przez swoje jednostki, informacje, sprawozdanie statystyczne i opisowe NA/NAZ, HAL/HAZ, komunikaty i inne materiały,
b) informacje o zmianach terminów lub odwołaniu placówek (na bieżąco),
c) meldunki o wypadkach i sytuacjach nadzwyczajnych,
6) wykonuje inne zadania nałożone przez Naczelnika ZHP.

3.4. Naczelnik i Główna Kwatera ZHP
nadzoruje i koordynuje przebieg i podsumowanie NAL/NAZ, HAL/HAZ w Związku przez:
1) stały i systematyczny przegląd przepisów prawa, dotyczących wypoczynku dzieci
i młodzieży i ich upowszechnianie w Związku,
2) współdziałanie z instytucjami w tym z administracją państwowa i samorządową, w zakresie stosowania przepisów prawa, załatwiania spraw formalnych, umożliwiających prawidłowe przygotowanie i przebieg HAL/HAZ,
3) opracowywanie, wydawanie oraz nowelizację instrukcji, regulaminów, zestawów przepisów
i poradników dla komend i jednostek harcerskich, organizujących akcję letnią i zimową,
4) zatwierdzanie i zgłaszanie akcji ogólnopolskich do rejestru kuratora oświaty i realizowanie w stosunku do tych akcji obowiązków organizatora,
5) opracowywanie bieżącej informacji o przebiegu HAL/HAZ dla potrzeb władz centralnych
i środków masowego przekazu,
6) opracowywanie propozycji programowych,
7) kontrolowanie stanu przygotowań do HAL/HAZ, podległych jednostek organizacyjnych oraz przygotowanie i przeprowadzanie kontroli i wizytacji placówek HAL i HAZ na terenie kraju, w porozumieniu z właściwymi komendantami chorągwi – gospodarzami terenu,
8) opracowywanie danych statystycznych i informacji końcowych o przebiegu HAL/HAZ na podstawie odwiedzin, kontroli, wyników wizytacji i sprawozdań komend chorągwi.

W celu realizacji powyższych zadań Naczelnik ZHP powołuje Pełnomocnika ds. HAL i Z, który odpowiada za koordynację spraw związanych z przygotowaniem, przebiegiem i podsumowaniem Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej w ZHP, opracowuje i wydaje biuletyny i komunikaty HAL/HAZ. Pełnomocnik Naczelnika ds. HALiZ jest informowany o chorągwianych przedsięwzięciach chorągwianych i ogólnopolskich, o wypadkach i wydarzeniach nadzwyczajnych w czasie HAL i HAZ.

4. Postanowienia organizacyjne

4.1. Kadra placówek HAL/HAZ

Placówki HAL/HAZ organizowane przez ZHP powinny być prowadzone przez kadrę pracującą społecznie (na podstawie podpisanych deklaracji, zobowiązań lub umowy wolontariackiej).

Uwzględniając jednak warunki organizacyjne, potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa uczestników i kadry specjalistycznej — dopuszcza się możliwość zatrudnienia osób na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło – pod warunkiem posiadania przez placówkę środków finansowych na ten cel. Liczba kadry musi być proporcjonalna do liczby uczestników placówki i zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Sposób i tryb zatrudniania określa Instrukcja finansowa obozu, Rozdział V.

Opiekę nad dziećmi i młodzieżą w placówce sprawuje legitymująca się wymaganymi uprawnieniami i odpowiednio przygotowana kadra instruktorska, personel medyczny, kadra kwatermistrzowsko-gospodarcza, w tym personel kuchenny. Wszyscy członkowie kadry muszą mieć aktualne badania lekarskie właściwe dla rodzaju wykonywanej pracy – zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Angażowanie w skład kadry placówki instruktorów mających przydział służbowy do innego hufca/chorągwi niż organizator placówki wymaga uzyskania pisemnej zgody komendanta macierzystego hufca/chorągwi danego instruktora.

Placówką HAL/HAZ kieruje komendant, powołany na funkcję rozkazem komendanta chorągwi/upoważnionego komendanta hufca. Pozostałą kadrę placówki zatwierdza komendant chorągwi lub osoba przez niego upoważniona przyjmując i podpisując wykaz kadry w raporcie przedobozowym. Każda zmiana składu kadry wymaga uzyskania zgody jednostki, która ją uprzednio zatwierdziła. W razie potrzeby nagłej zmiany składu kadry podczas trwania placówki (choroba, niewywiązywanie się z obowiązków) decyzję podejmuje komendant placówki przy jednoczesnym bezzwłocznym powiadomieniu jednostki zatwierdzającej obóz.

Do obowiązków komendanta placówki HAL/HAZ należy:
1) przygotowanie placówki pod względem programowym, organizacyjnym i kwatermistrzowskim oraz rzetelne i terminowe rozliczenie po jej zakończeniu,
2) dobór pozostałej kadry i personelu, systematyczna współpraca z zespołem oraz dbałość o dobrą atmosferę w czasie funkcjonowania placówki,
3) reprezentowanie placówki na zewnątrz, w tym współpraca ze środowiskiem obozowania,
4) ponoszenie odpowiedzialności za:
a) bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników i kadry,
b) przestrzeganie Statutu ZHP,
c) realizację programu,
d) bieżące prowadzenie dokumentacji placówki, w tym wydawanie rozkazów,
e) prawidłową gospodarkę sprzętową,
f) rzetelne prowadzenie dokumentacji finansowej na placówce
g) rzetelne i terminowe złożenie rozliczenia placówki
h) dokonanie podsumowania pracy placówki, łącznie z oceną pracy kadry — sporządzenie i przekazanie do właściwej komendy ewentualnych wniosków o wyróżnienie, nagrodzenie lub niezatrudnianie w roku przyszłym członków kadry
i) wykonywanie innych zadań, powierzonych przez władze harcerskie.

4.2. Zatwierdzenie placówki HAL/HAZ

1) Jednym z podstawowych obowiązków organizatora jest uzyskanie zatwierdzenia każdej placówki HAL/HAZ pod względem programowo-organizacyjnym i finansowym w terminie ustalonym przez macierzystą komendę chorągwi ZHP, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2) Zezwolenia na zorganizowanie w kraju placówek Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej udziela komendant chorągwi (lub osoba przez niego upoważniona) i potwierdza to w raporcie przedobozowym.
3) Placówki poza granicami kraju zatwierdza komendant chorągwi na podstawie rekomendacji pełnomocnika komendanta chorągwi ds. zagranicznych, zgodnie z Zasadami współpracy zagranicznej jednostek ZHP.

4.3. Rozliczanie placówki HAL/HAZ

1) Do terminowego rozliczenia placówek zobowiązani są wszyscy komendanci placówek, a
z tytułu nadzoru — wszyscy organizatorzy placówek HAL/HAZ, zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji i Instrukcji finansowej obozu.
2) Rozliczenia placówek HAL/HAZ pod względem organizacyjnym i finansowym dokonuje komendant chorągwi ZHP i skarbnik chorągwi lub upoważniony do tego komendant hufca ZHP wraz ze skarbnikiem hufca lub inną upoważnioną osobą (osoby przez nich upoważnione).

4.4. Obowiązująca dokumentacja

A. Do zatwierdzenia placówki i uzyskania zezwolenia organizator obowiązany jest przedłożyć w właściwej komendzie:
1) pod względem programowo-organizacyjnym:
a) kartę kwalifikacyjną obiektu (załącznik 1 do Rozporządzenia MEN z 21 stycznia 1997 r.),
b) program pracy — wg wzoru (załącznik 2 do niniejszej instrukcji),
c) raport przedobozowy (załącznik 3) zawierający:
– wykaz kadry z kserokopią dokumentów poświadczających kwalifikacje
– zobowiązanie materiale komendanta i kwatermistrza,
– deklaracje kadry w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia uczestników na placówce HAL/HAZ,
d) dokument (umowa) określający zasady korzystania z obiektu/terenu,
e) polisę ubezpieczeniową NW uczestników i kadry (zawartą na czas kwaterki, dojazdu, pobytu
i powrotu),
f) potwierdzenie opłacenia składek członkowskich
g) inne dokumenty, obowiązujące w danym okresie na mocy prawa i zarządzeń władz lokalnych.

W przypadku obozów wędrownych:
– należy uwzględnić w programie (planie pracy) przebieg trasy (z podaną odległością pomiędzy miejscami noclegowymi – § 6 ust. 1 pkt 5 Rozporządzenia MEN z dnia 21 stycznia 1997r.) oraz
– dołączyć potwierdzenie noclegów dla obozów bez własnego sprzętu biwakowego.

2) pod względem finansowym:
a) wypełniony preliminarz finansowy (2 egz. w Książce kasowej obozu),
b) informację o sposobie zabezpieczenia gotówki (zawarte umowy rachunku bankowego, książeczki oszczędnościowe lub tp.),
c) inne dokumenty obowiązujące w danym okresie na mocy przepisów prawa.

Po sprawdzeniu i zaakceptowaniu ww. dokumentów przez odpowiednie referaty KCh/namiestnictwa KH — komendant chorągwi (lub osoba działająca z jego upoważnienia) wydaje zezwolenie na zorganizowanie placówki HAL/HAZ w raporcie przedobozowym zawartym w książce pracy obozu.

B. Dokumentacja dla kuratora oświaty zgodna z wymogami Rozporządzenia MEN z dnia 21 stycznia 1997 r

Ustala się, że komenda chorągwi ZHP:
1) Sporządza zbiorczy dla danego województwa Wykaz lokalizacji placówek (załącznik 4)
2) Pełniąc obowiązki organizatora — przesyła sporządzony Wykaz… do:
a) kuratora oświaty właściwego dla miejsca lokalizacji placówki wraz z kompletem dokumentów (zawierającym kopię karty kwalifikacyjnej obiektu – potwierdzonej za zgodność z oryginałem, program pracy, wykaz kadry – z adnotacją o zgodności z oryginałem dokumentów poświadczających kwalifikacje) wszystkich swoich placówek z terenu danego województwa, co najmniej na 14 dni przed terminem rozpoczęcia działalności placówki (zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1–4 ww wymienionego Rozporządzenia MEN.),
b) chorągwi – gospodarza terenu,
c) Głównej Kwatery ZHP (w 2 egz.) – zgodnie z ustalonym terminarzem.
3) Informuje o zmianach terminów lub odwołaniu placówek adresatów wymienionych w pkt. 2.

C. Dokumentacja obowiązująca w czasie trwania placówki HAL/HAZ

Każda placówka HAL/HAZ posiada i prowadzi następującą dokumentację:
1. organizacyjną:
1) raport przedobozowy zatwierdzony przez KCH lub KH,
2) aktualną kartę kwalifikacyjną obiektu,
3) umowę (porozumienie) na korzystanie z obiektu/terenu,
4) polisę ubezpieczeniową NNW uczestników i kadry (zawartą na dojazd, pobyt i powrót),
5) wykaz uczestników (w książce pracy obozu lub podobozów),
6) pisemne potwierdzenie przez uczestników i kadrę znajomości obowiązujących regulaminów (np. w książce pracy obozu lub podobozów),
7) zakresy obowiązków kadry z potwierdzeniem ich przyjęcia,
8) książkę pracy wraz z rozkazami komendanta placówki,
9) książeczkę ratownika, w przypadku obozów zlokalizowanych nad wodą,
10) dokumentację kąpieliska

2. programową:
1) zatwierdzony program (plan pracy) obozu/podobozu,
2) książkę pracy obozu/podobozu (prowadzi ją każda jednostka realizująca własny program),
3) dziennik zajęć wychowawcy

3. medyczną:
1) karty kwalifikacyjne uczestników (z częścią dodatkową stanowiącą załącznik 6),
2) aktualne książeczki zdrowia kadry i personelu kuchennego,
3) książkę kontroli sanitarnych,
4) rejestr udzielonych porad lekarskich i wydanych lekarstw,
5) rejestr wypadków,

4. finansową – Zgodnie z Instrukcją finansową obozu, Rozdział VII

D. Dokumentacja niezbędna do rozliczenia placówki HAL/HAZ

1) do rozliczenia programowo-organizacyjnego:
a) wypełniony raport poobozowy z oświadczeniem właściciela terenu obozowego/obiektu o przejęciu terenu obozowego/obiektu i nieroszczenie pretensji wobec organizatora obozu/kolonii (załącznik 6),
c) książkę pracy obozu (do wglądu)

2) do rozliczenia finansowego: dokumentacja, zgodnie z Instrukcją finansową obozu, Rozdział VIII

4.5. Wizytacje

1) Działalność każdej placówki HAL/HAZ może być przedmiotem wizytacji, dokonywanej przez władze harcerskie, kuratora oświaty, organy samorządowe i państwowe, m.in. Policję, Inspekcję Sanitarną i Inspekcję Pracy, Straż Pożarną, Straż Leśną, w zakresie dziedzin prawnie dla nich zastrzeżonych.
2) Do kontroli wewnętrznej ZHP uprawnieni są:
a) komendant hufca (i powołany przez niego zespół wizytacyjny) — placówek letniego i zimowego wypoczynku swojego hufca,
b) komendant chorągwi (i powołany przez niego zespół wizytacyjny) — wszystkich placówek organizowanych przez harcerskie jednostki swojej chorągwi oraz jako gospodarz terenu placówek innych chorągwi, zlokalizowanych na swoim terenie,
c) Naczelnik ZHP, GK ZHP (i powołany przez Naczelnika ZHP zespół wizytacyjny) — wszystkich placówek organizowanych przez jednostki organizacyjne ZHP,
d) Komisje rewizyjne – w zależności od szczebla, na jakim działają w strukturze ZHP, lub w wykonaniu zadania kontrolnego zleconego przez komisje rewizyjne wyższego stopnia (Statut ZHP § 49 ust. 2 pkt 6, § 55 ust. 2 pkt 6, § 64 ust. 3).
3) Uwagi, wnioski i zalecenia, wynikające z kontroli, powinny być wpisane do książki pracy placówki.
W celu ograniczenia liczby kontroli zaleca się, by pełnomocnik komendanta chorągwi ds. HALiZ lub komendant hufca, w miarę możliwości, byli koordynatorami wyjazdów zespołów wizytacyjnych.
Wzór arkusza wizytacyjnego stanowi załącznik nr 8.

4.6. Prawa i obowiązki komendanta chorągwi – gospodarza terenu

1) Komendant chorągwi – gospodarz terenu:
a) otrzymuje pisemną informację z komend chorągwi o harcerskich placówkach zlokalizowanych na swoim terenie i na bieżąco informacje o ich odwołaniu lub zmianach terminów ich trwania,
b) udziela, w miarę możliwości, pomocy organizatorom lub komendantom tych placówek,
c) może zwizytować każdą harcerską placówkę, zlokalizowaną na terenie swojej chorągwi.
2) Komendant chorągwi – gospodarz terenu ma prawo zawiesić w czynnościach komendanta placówki HAL/HAZ w przypadku:
a) nieprzestrzegania bądź naruszania przepisów bezpieczeństwa zdrowia i życia uczestników kierowanej przez niego placówki,
b) naruszania zasad statutowych ZHP.
O zawieszeniu komendanta placówki powiadamia w trybie natychmiastowym komendanta jego macierzystej chorągwi i GK ZHP.
3) Do czasu przyjazdu komendanta macierzystej chorągwi lub upoważnionej przez niego osoby (zespołu) komendant chorągwi – gospodarz terenu powierza obowiązki komendanta instruktorowi z grona kadry instruktorskiej tej placówki bądź wyznacza osobę spoza placówki albo też osobiście zarządza placówką.

5. Postanowienia końcowe

Instrukcja niniejsza wchodzi w życie w dniu 1 kwietnia 2004 r. i z tym dniem traci moc Instrukcja organizacyjna Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej obowiązująca z dnia 20 kwietnia 1999 r., wprowadzona rozkazem Naczelnika ZHP L. 4/99 z 20 kwietnia 1999 r.

Załączniki:
1. Karta biwaku
2. Program placówki HAL/HAZ
3. Raport przedobozowy
4. HAL – wykaz lokalizacji placówek na terenie województwa …
5. HAZ – wykaz lokalizacji placówek na terenie województwa ..
6. Karta kwalifikacyjna uczestnika HAL/ HAZ Związku Harcerstwa Polskiego – część dodatkowa
7. Raport poobozowy.
8. Arkusz wizytacyjny obozu/ kolonii.

reklama
reklama